To może trochę rozwinę temat (nie za dużo, bo pewnie wiesz co i jak, poruszę tylko własne doświadczenia w tej materii).
Urzędy (i urzędnicy) w tym przypadku często zasłaniają się albo niewiedzą ("ale my takich rzeczy nie robimy") albo trudnościami technicznymi ("nie mamy aparatu, poza tym nikt u nas nie umie takich zdjęć robić, kserokopiarki też nie mamy, a z pokoju przepisy zabraniają nam wynosić").
Wg. mnie 90% sytuacji tak naprawdę rozbija się o dwie rzeczy:
1) Niepotwierdzona za zgodność z oryginałem kopia (foto lub ksero) to dla urzędu wpływ 5 zł od sztuki, akt skrócony to 22, a zupełny 33 zł.
2) Niewiedza urzędnika. Bądźmy ludźmi, nie do każdego USC genealodzy amatorzy dzwonią 2 razy dziennie co pozwala wyrobić odpowiednią biegłość pracownikom. Wytłumaczmy o co chodzi, powołajmy się na przykłady, pójdźmy na rękę gdy inaczej się nie da (ksero zamiast foto/skanu, ba, mnie raz pomógł faks - ledwo czytelny, ale lepszy rydz niż nic - nie mam faksu - darmowa usługa na maila - do znalezienia w necie w 3-5 min.)
Na początku warto wytłumaczyć o co nam chodzi i dać do zrozumienia (tak po ludzku, niezbyt dosadnie) że jako tako orientujemy się w temacie, i byle czym nas zbyć nie można (z wyczuciem: ja powołuje się na współpracę z innymi urzędami, w sensie: "o, a tu i tu to mi dali bez problemu i tak a tak to wyglądało". Później, warto zaakcentować że kopia potrzebna jest nam do celów prywatnych, nie urzędowych (badania genealogiczne, nie sprawa sądowa np.) i że wystarczy "byle co" - czyli nawet ksero. Jeśli to nie usuwa przeszkód ("nie mamy ksero, nie możemy wynosić...") - warto zaproponować inne rozwiązanie -
a) to ja sprzętu użyczę (osobiście przyjadę z aparatem i zdjęcia zrobię sobie sam, oczywiście w obecności pracownika urzędu)
b) "wielka szkoda, to może będę mógł w tej beznadziejnej sytuacji skorzystać z Pani/Pana wspaniałomyślności i poprosić o dosłowne przepisanie treści aktu i wysłanie mailem?" - autentyk, ostatnio w ten sposób rozwiązałem 2 beznadziejne sytuacje (ksero brak, skanera brak, aparatu nie ma, księgi przyspawane do pokoju a urząd na drugim końcu Polski - na szczęście jedna z urzędniczek ostatecznie wyrozumiała i chętna do pomocy).
"A po co to Panu, my tylko odpisy możemy wystawiać" - twardy dyktat, ale cóż:
- bo wielu informacji zawartych w narracyjnym akcie nie ma w odpisie, nawet zupełnym (nawet gdy zaznaczymy że poprosimy z przypiskami), np: skąd pochodzili stawający, od ilu lat tu zamieszkiwali, kim byli (stan), dokładnego określenia miejsca (np w przypadku urodzin: "w domu jego pod numerem xxx" i wielu innych
- bo w podpisie nie będzie własnoręcznego podpisu przodka/przodków
itp. itd.
Oczywiście może zdarzyć się tak że trafiliśmy na szczególnie trudny dla nas genealogów urząd, i niewiele daje się załatwić "na gębę". Cóż, to ostateczność, ale pozostaje kontakt oficjalny - tj. pisma, wnioski, odwołania...(ważne - wszystko na piśmie, kontakt tel. można podać, ale o oficjalną odpowiedź warto prosić na piśmie, w myśl zasady - "dziękuję za info, ale składałem wniosek na piśmie, proszę o odpowiedź w takiej samej formie, na zasadzie wzajemności" - takie postawienie sprawy powoduje że jednak niemożliwe może okazać się wykonalne - dlaczego? Bo od pisma łatwiej można się skutecznie odwołać).
Ważne, aby działać tak by ostatni sposób nie był konieczny. Jeśli nie da się inaczej, to w końcu trzeba spróbować i tak, ale rzadko w tym samym urzędzie kolejną prośbę załatwimy pozytywnie inaczej (tj. nie ponownie za pomocą pism do wiadomości "wszystkich świętych").
Uf, miałem się nie rozpisywać, ale przecież teraz tego nie usunę
- może komuś się przyda.
